Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Datenschutzkontakt

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und sonstiger nationaler Datenschutzgesetze:

Für Fragen zum Datenschutz erreichst du uns unter hallo@ki-memo.de.

Ein gesetzlich verpflichtender betrieblicher Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht bestellt; der Anbieter prüft die Bestellung bei Erreichen der gesetzlichen Schwellenwerte.

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Dienste, zur Vertragsdurchführung oder aufgrund einer Einwilligung erforderlich ist. Eine Verarbeitung erfolgt im Einklang mit der DSGVO sowie dem Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutzgesetz (TDDDG).

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Vertrags oder vorvertragliche Maßnahmen), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

3. Datenverarbeitung beim Besuch der Website

Beim Aufruf unserer Website werden durch den Hosting-Anbieter automatisch technische Daten in Server-Logfiles erfasst (IP-Adresse in gekürzter Form, Zeitpunkt des Zugriffs, übertragene Datenmenge, aufgerufene Seite, Referrer-URL, Browser- und Betriebssystem-Daten). Die Verarbeitung dient der technischen Bereitstellung und Sicherheit der Website. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse besteht in einem stabilen, sicheren und missbrauchsfreien Betrieb.

Server-Logs werden in der Regel nach maximal 14 Tagen automatisch gelöscht, soweit nicht zur Aufklärung eines konkreten Vorfalls länger benötigt.

3b. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennst du daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und am Schloss-Symbol in der Browser-Adresszeile.

4. Cookies, Local Storage und Einwilligung (§ 25 TDDDG)

Wir setzen technisch notwendige Cookies und Speichertechnologien ein, die für den Betrieb der Website und die Funktionalität (insbesondere Login-Sitzung über Clerk) zwingend erforderlich sind. Diese werden gemäß § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG ohne Einwilligung verarbeitet.

Für alle nicht zwingend erforderlichen Cookies, Tracking- oder Marketing-Technologien holen wir vorab deine ausdrückliche Einwilligung über unseren Cookie-Banner ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG). Du kannst deine Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen.

Konkret im lokalen Browser-Speicher (localStorage) abgelegt:

• ki-memo-cookie-consent-v1 – Zeitstempel und Banner-Version deiner Cookie-Entscheidung (Akzeptieren / Ablehnen). Rechtsgrundlage: Nachweispflicht nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO.
• __session und weitere Clerk-Session-Tokens (sofern angemeldet) – Halten deine Sitzung aktiv. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Diese Einträge verbleiben in deinem Browser. Du kannst sie jederzeit über die Browser-Einstellungen löschen.

5. Eingesetzte Dienste und Drittanbieter

Für den Betrieb unserer Website und die Erbringung unserer Leistungen setzen wir die folgenden Dienste ein. Soweit personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet werden, bestehen Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) nach Art. 28 DSGVO. Datenübermittlungen in Drittländer (insbesondere USA) erfolgen auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework (DPF) oder EU-Standardvertragsklauseln (SCC) nach Art. 46 DSGVO.

6. KI-spezifische Datenverarbeitung

Soweit du in unseren KI-gestützten Funktionen oder im Bootcamp Eingaben tätigst (z. B. Prompts, Dokumente, Beratungsfragen), werden diese ausschließlich zur Erbringung der gewünschten Leistung verarbeitet. Die folgenden Grundsätze gelten:

• Wir geben Eingaben grundsätzlich nicht zur Verwendung für das Modell-Training an Drittanbieter weiter und konfigurieren API-Aufrufe – soweit technisch möglich – mit aktivierter „No-Training"-Option.
• Eingaben werden nicht über die zur Antworterzeugung erforderliche Verarbeitungsdauer hinaus bei den KI-Anbietern gespeichert, soweit dies nach deren Anbieter-Policies vermeidbar ist (z. B. Zero-Data-Retention bei OpenAI API auf Anfrage).
• Du bist verpflichtet, keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten Dritter (Art. 9 DSGVO) in KI-Funktionen einzugeben, soweit du dafür keine Rechtsgrundlage hast.

Hinweis zu Outputs: KI-Ergebnisse können fehlerhaft sein („Halluzinationen"). Wir kennzeichnen synthetisch erzeugte Inhalte im Rahmen der ab dem 2. August 2026 anwendbaren Transparenzpflichten nach Art. 50 der EU-KI-Verordnung (Verordnung (EU) 2024/1689), soweit eine Kennzeichnungspflicht besteht.

7. Newsletter und Lead-Magnete

Wenn du dich für unseren Newsletter anmeldest, verwenden wir das Double-Opt-In-Verfahren: Nach der Eintragung erhältst du eine Bestätigungsmail; erst nach deinem Klick darauf wird die Anmeldung aktiviert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Du kannst dich jederzeit über den Abmelde-Link in jeder Newsletter-E-Mail abmelden; alternativ per Mail an hallo@ki-memo.de.

Soweit wir kostenlose digitale Inhalte (z. B. Scorecard, KI-Quick-Check, Lead-Magnete) gegen die Angabe deiner E-Mail-Adresse und Anmeldung zum Newsletter bereitstellen, handelt es sich um einen Vertrag über die Bereitstellung digitaler Inhalte gegen personenbezogene Daten im Sinne des § 327 Abs. 3 BGB. Die datenschutzrechtliche Verarbeitung stützt sich dabei auf deine Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Nach Abmeldung speichern wir deine E-Mail-Adresse ggf. auf einer Sperrliste, um den künftigen Versand zu verhindern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

8. Aufzeichnung von Discovery Calls und Bootcamp-Sessions

Discovery Calls und Bootcamp-Live-Sessions können aufgezeichnet werden, sofern du vorher in Textform oder mündlich vor Beginn der Aufzeichnung deine Einwilligung erteilst (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ohne Einwilligung erfolgt keine Aufzeichnung. Aufzeichnungen werden nur intern zur Dokumentation und zur Nacharbeit der Inhalte verwendet und nach maximal 12 Monaten gelöscht, sofern keine gesetzliche Pflicht zu längerer Aufbewahrung besteht.

9. Auftragsverarbeitung für B2B-Kunden

Soweit wir im Rahmen unserer Beratungs- oder Done-For-You-Leistungen personenbezogene Daten unserer Geschäftskunden weisungsgebunden verarbeiten, schließen wir vor Beginn der Verarbeitung einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Ein Vertragsmuster stellen wir auf Anfrage zur Verfügung.

10. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten dies vorschreiben (insbesondere 10 Jahre für steuerlich relevante Belege nach § 147 AO und § 257 HGB). Nach Wegfall des Zwecks und Ablauf gesetzlicher Fristen werden Daten gelöscht oder anonymisiert.

11. Deine Rechte als betroffene Person

Du hast unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf:

• Auskunft über deine verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung deiner Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen eine Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Anfragen richte bitte an hallo@ki-memo.de. Du hast außerdem das Recht, dich bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.

Widerspruch gegen Werbe-E-Mails

Der Nutzung von im Rahmen der Impressumspflicht veröffentlichten Kontaktdaten zur Übersendung von nicht ausdrücklich angeforderter Werbung und Informationsmaterialien wird hiermit ausdrücklich widersprochen. Die Betreiber dieser Seite behalten sich ausdrücklich rechtliche Schritte im Falle der unverlangten Zusendung von Werbeinformationen, etwa durch Spam-E-Mails, vor.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich rechtliche Rahmenbedingungen oder die tatsächliche Datenverarbeitung ändern (z. B. neue Drittanbieter, weitere Anwendungsstufen der EU-KI-Verordnung, EU-Produkthaftungsrichtlinie ab 9. Dezember 2026). Die jeweils aktuelle Fassung findest du unter ki-memo.de/datenschutz.